Principiul de bază: mai puțin e mai mult
Greșeala clasică în Notion: creezi pagini pentru orice și ajungi cu 200 de pagini pe care nimeni nu le mai găsește. Structura bună pornește de la nevoile reale, nu de la ce e posibil în tool.
Structura recomandată
Home (pagina de start a echipei cu linkuri rapide). Proiecte (bază de date cu toate proiectele active și arhivate). Clienți (bază de date cu informații per client). Procese (ghiduri și documentație internă). Wiki (cunoaștere generală a companiei). Întâlniri (note de meeting structurate).
Baze de date vs pagini simple
Folosește baze de date (Database) pentru orice entitate care are mai multe instanțe: proiecte, clienți, task-uri, contracte. Folosește pagini simple pentru documentație, ghiduri și procese care nu se repetă.
Permisiuni și acces
Notion nu are un sistem de permisiuni granular pe plan Entry. Pe planul gratuit, fie toată lumea vede tot, fie nu vede nimic. Planul Plus (10$/user/lună) permite permisiuni per pagină. Dacă ai date sensibile per client, ia în calcul upgrade-ul.
Migrarea de la spreadsheet
Nu muta tot deodată. Identifică un singur proces pe care îl gestionezi în spreadsheet și construiește baza de date Notion echivalentă. Testează cu echipa 2 săptămâni. Dacă funcționează, continuă.
Articole relevante
Un formular de intake bun reduce la minimum întrebările de clarificare și asigură că ai tot ce-ți tr…
Notificările continue sunt unul dintre cei mai mari ucigași ai productivității. Câteva reguli simple…
Inbox-ul nu trebuie să fie o corvoadă. Câteva setări și obiceiuri schimbă fundamental relația cu ema…